Admin 101: mudarse a su nueva oficina

Si entrara a mi oficina administrativa hoy, notaría un diseño diferente al de la oficina típica de la facultad. Algunos ejemplos:

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Si entrara a mi oficina administrativa hoy, notaría un diseño diferente al de la oficina típica de la facultad. Algunos ejemplos:

En resumen, a lo largo de los años como decano, he tratado de diseñar y amueblar mi oficina teniendo en cuenta a los colegas y la colaboración. Me doy cuenta de que puedo estar sentado (literalmente) en una posición de privilegio en un estado y en una universidad que generosamente apoya las instalaciones y el equipo para la administración, la investigación y la enseñanza. Pero mi punto aquí es que cuando se convierte en administrador, sea cual sea su presupuesto, tendrá que cambiar su forma de pensar sobre el espacio de su oficina y otras cosas para tener en cuenta la opinión y la utilidad pública.

Últimamente, en la columna Admin 101, he estado escribiendo sobre qué esperar cuando se está ocupando de su negocio y de repente se le ofrece una posición de liderazgo imprevista. En la cuenta regresiva de su primer día en el trabajo inesperado, he explorado la transición mental de convertirse en presidente "en funciones" o "interino", decano asociado, director de posgrado, decano o más. Ahora pasemos a los preparativos logísticos grandes y pequeños que tendrá que hacer para garantizar un comienzo sin problemas.

No se exceda en la redecoración de la oficina. Por razones simbólicas y prácticas, un nombramiento repentino de liderazgo de longevidad incierta nunca debería ser una oportunidad para volverse loco con los gastos de la oficina (aunque algunas personas lo hacen). Trate de limitar sus compras a artículos que sean necesarios para hacer el trabajo.

Pero también depende de las circunstancias.

Supongamos que asume el cargo de presidente de un departamento pequeño. Es posible que no tenga una oficina separada para usted. Es muy probable que la configuración de la computadora, los carteles de películas y la máquina de café que ya tenga sirvan para sus tareas posiblemente temporales. Tal vez desee comprar ese segundo monitor o un par de sillas adicionales. Pero, en general, se consideraría pretencioso y alarmante traer un diseñador de interiores y un equipo de revisión audiovisual.

La situación es diferente si se está convirtiendo en decano o vicerrector con una oficina administrativa real. El ocupante anterior de la posición puede haber tomado todo, incluidos los muebles, al desocupar el espacio. En ese caso, la gente sin duda entenderá si desea instalar suficientes mesas, sillas y tecnología para hacer el trabajo. Pero incluso entonces, peca por el lado de la modestia; mantenga el diseño de su oficina discreto y funcional.

Sin embargo, por el bien de la apariencia, no evite comprar lo que necesita para tener éxito en el trabajo, incluso para un trabajo temporal. Se pide a los administradores académicos que equilibren los requisitos de los electores y sus propias necesidades frente a los fondos y recursos disponibles. Cuando te mudas a un nuevo puesto de liderazgo de repente, es posible que no te des cuenta de que tu capacidad para hacer bien el trabajo implica ciertos requisitos físicos.

Por ejemplo, los miembros de la facultad generalmente se reunirán con una o dos personas en sus oficinas, como máximo. Sin embargo, como decano, me reúno constantemente con grupos de varios tamaños. Instalé una mesa redonda en mi oficina que permite una reunión íntima de dos a cuatro personas. También dispongo de una mesa más larga en un despacho exterior donde puedo realizar reuniones de hasta una docena de personas. Con el tiempo, agregué algunos otros accesorios para facilitar la discusión y la interacción, como un monitor dedicado para cada mesa para que pudiéramos obtener gráficos, hojas de cálculo y documentos. Ahora, después de Covid, agregué un sistema de video y audio Owl que permite una interacción completa con los participantes en línea.

Piense también en las pequeñas cosas que pueden no ser evidentes pero que aumentarán su eficiencia y su hospitalidad. Guardo una variedad de bocadillos, aguas, tés y cafés para ofrecer a las personas que me visiten durante horas y horas. (Supongo que, hace 30 años, los decanos tenían bares húmedos en su oficina con opciones de bebidas alcohólicas, pero eso ya no es apropiado ahora, o posiblemente ni siquiera sea legal).

La mayoría de los administradores también instalan algún tipo de armario donde guardan varias mudas de ropa y calzado. Después de todo, es posible que de repente tenga que hacer la transición de asistir a una cena formal a un evento informal, sin tiempo para ir a casa y cambiarse.

También debe prepararse para mudarse a su espacio digital. De los varios cientos de correos electrónicos que recibo a diario, calculo que una cuarta parte de ellos son parte de procesos de aprobación transaccional y formal. Cada uno requería que pasara por algún tipo de capacitación o que descubra un camino para iniciar sesión en un sistema de software del campus que no conocía antes de tomar el trabajo. De hecho, es probable que tenga que inscribirse en algunos cursos intensivos sobre los sistemas de recursos humanos y aprobación del presupuesto de su institución, entre otros, antes de comenzar a trabajar.

Otro problema común es la cuestión del espacio de datos. Cuando de repente me convertí en decano asociado de estudios de posgrado e investigación, cientos de estudiantes de posgrado me copiaban en disertaciones, presentaciones e incluso videos. Tuve que pedirle a mi departamento un disco duro adicional solo para acomodar todos los datos acumulados. Hoy en día, es probable que tu universidad esté utilizando sistemas de almacenamiento en la nube como Dropbox o OneDrive, pero aun así, es posible que necesites solicitar más espacio.

Finalmente, como profesor, es posible que se comunique con cientos de estudiantes a través de Blackboard o alguna tecnología de gestión del aula. Pero en mi caso, como decano, estoy enviando correos electrónicos masivos a miles de personas dentro de nuestro programa oa decenas de miles de ex alumnos. Tuve que solicitar asignaciones de correo mejoradas para no sobrecargar el sistema y quedar bloqueado.

No personalice su oficina demasiado o demasiado poco. No querrás dar la impresión de un exceso de confianza (o falta de confianza) de tu futuro en el puesto.

Permítanme contarles cómo me metí en un pequeño problema y di una impresión equivocada a través de fotos de mis gatos. Cuando comencé en mi inesperado puesto administrativo, ya tenía una oficina académica, pero la oficina del decano asociado era más grande en un edificio separado. Sabía que iba a ser interino durante aproximadamente un año y no estaba seguro de lo que sucedería después de eso. Sin embargo, sabía que la segunda oficina era donde iba a hacer la mayor parte de mi trabajo. Entonces, ¿por qué no hacerlo mío?

El fin de semana antes de empezar en el puesto, me moví físicamente pero también psicológicamente. Puse mis diplomas y premios en la pared, amontoné mis libros y trabajos de investigación en los estantes y no lo pensé dos veces cuando coloqué fotos de mi esposa, hijos y gatos en mi escritorio.

El primer día en el trabajo, un colega senior de la facultad (era profesor titular y yo todavía tenía el rango de asociado) se acercó, miró a su alrededor, levantó una ceja e hizo un comentario que me sorprendió y preocupó. Fue algo así como: "¡Dios mío, realmente te estás haciendo cargo de la oficina y esperas estar aquí para siempre!". Hasta el día de hoy, no creo que estuviera siendo mezquino. Estaba afirmando lo obvio. La oficina se veía tan personalizada que estaba dando señales de que sería mía por muchos años, aunque eso nunca se había discutido. (De hecho, dentro de un año, decidí que quería volver a mi trabajo habitual en la facultad y solicitar una cátedra completa antes de dedicarme a la administración a tiempo completo).

Tal vez solo estaba nervioso y pensando demasiado en la situación, pero posteriormente reduje la cantidad de artículos personales (incluidas las fotos de gatos) en mi oficina administrativa.

Por otro lado, puede irradiar una impresión igualmente negativa si se queda demasiado en blanco y desnudo. Una colega que se convirtió en decana asociada interina de una universidad en el noreste me dijo que decidió no personalizar la oficina administrativa con ningún artículo propio. Pronto, escuchó una respuesta de su decano: "Estás lastimando tu autoridad al presentarte como un consultor en tránsito". Obedientemente, agregó algunas fotos familiares y diplomas.

No existe una fórmula perfecta para determinar cuán hogareña o profesional debe ser su nueva oficina. Su mejor apuesta es simplemente prestar atención a la cultura local y las impresiones de los profesores.

Independientemente de las semanas o meses que falten para que comience este nuevo puesto, use ese período previo para prepararse para que su primer día en el trabajo no sea un shock en términos de lo que necesita físicamente, desde software hasta tazas de café. Por supuesto, tiene mucho que aprender en el trabajo en sí, pero siempre es bueno escuchar los consejos (de miembros del personal y compañeros) sobre cómo hacer que la transición sea lo más fluida posible. Solo tenga en cuenta que lo funcional también puede ser político.